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¿Cómo elaborar una descripción de puestos? | Para organismos de evaluación de la conformidad.

Actualizado: 31 de ene de 2019

Hernández, C.


¿QUÉ ES LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS?

Para los organismos de evaluación de la conformidad como lo son los laboratorios de calibración y/o ensayo, unidades de verificación, organismos de certificación, proveedores de ensayos de aptitud y productores de materiales de referencia, por mencionar algunos, garantizar la competencia técnica de su personal es fundamental para asegurar una correcta evaluación de la conformidad y para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y normativos, es por eso que, antes de iniciar con el proceso de selección del personal es importante definir y documentar la descripción de los distintos puestos de trabajo de la organización para contratar al candidato ideal para desempeñar ese puesto.


La descripción de puestos es una herramienta utilizada para definir las funciones, responsabilidades y autoridades que conforman cada uno de los puestos laborales de la estructura organizacional de la empresa, además de detallar los requisitos de competencia como el nivel académico, la formación, experiencia, habilidades, actitudes y aptitudes que deben presentar las personas que ocupen el cargo.


En México, los requisitos mínimos de competencia de cada esquema de evaluación de la conformidad, pueden estar definidos por la autoridad reglamentaria a través de las distintas convocatorias para la aprobación. Estas convocatorias pueden establecer los requisitos de escolaridad, años de experiencia, conocimientos y habilidades que la autoridad considere necesarios para evaluar la conformidad de su programa, por lo que, en estos casos, será importante alinear las descripciones de puesto de nuestra organización a estos requisitos.

La descripción de puesto tiene como objetivos principales:

  • Atraer candidatos; describir las funciones, responsabilidades y percepciones asociadas a un puesto de trabajo puede hacer atractivo el empleo para candidatos tanto internos como externos;

  • Definir el cargo; para que la persona que desempeña esa función tenga un punto de referencia del nivel de sus funciones y de sus responsabilidades; y

  • Como referencia para la organización; para que todos los integrantes de la empresa entiendan el alcance y nivel de responsabilidad que se espera en cada rol.


¿Qué incluye una descripción de puesto?

Las normas aplicables a los organismos de evaluación de la conformidad establecen como un requisito el contar con una descripción de los puestos de trabajo que incluya las funciones, responsabilidades y autoridades, así como los requisitos de competencia de cada puesto de trabajo. Por lo tanto, una descripción de puesto debería contener por lo menos la siguiente información:

  • Nombre del puesto.

  • Posición jerárquica (operativo, coordinación, gerencia, directivo, etcétera).

  • Puesto del supervisor, subordinado, sustituto directo y otras relaciones con el puesto de trabajo descrito.

  • Funciones, responsabilidades y autoridades principales del puesto.

  • Requisitos de competencia (nivel académico, formación, experiencia, habilidades, etcétera).

  • Requisitos específicos del puesto como: disponibilidad de viajar, cambio de residencia, horario laboral, edad, etcétera.




Si existiera otras características que la organización requiera, se pueden agregar a la descripción ya que, mientras más específico sea el documento, más efectivo será para contar con la persona idónea para el puesto.





Beneficios de realizar descripciones de puestos.

Algunos de los beneficios de contar con una descripción de puestos que consideramos más relevantes, son los siguientes:

  • Servir de guía para la selección y contratación de personal;

  • Ser referencia para asignar las remuneraciones del personal, ya que nos permite conocer las responsabilidades y carga de trabajo que tiene cada puesto;

  • Dar claridad al colaborador para desempeñar sus funciones;

  • Funcionar como base para medir el desempeño de las funciones del colaborador;

  • Apoyar en la identificación de las necesidades de capacitación de cada puesto de trabajo;


Errores que debes evitar al describir un puesto de trabajo.


No involucrar a todas las partes interesadas: Las especificaciones más exactas se producen con la participación de las distintas áreas de la organización.

Ser poco realista: La descripción del puesto debe ser una representación exacta de los antecedentes necesarios para desempeñar una función.

Usar un lenguaje discriminatorio: El uso de ciertas palabras y frases en una descripción del puesto puede interpretarse como discriminatorio y limitar el grupo de candidatos que buscan las empresas;

No hacer revisiones frecuentes: Las organizaciones están en constante evolución por lo que la descripción del puesto debe reflejar estos cambios en los requisitos y revisarse idealmente todos los años para corregirse cuando corresponda.



Tomarse el tiempo para elaborar una descripción del puesto exacta puede ser fundamental para atraer, contratar y retener colaboradores con las competencias adecuadas.



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